Dù bạn là ai hay làm việc tại vị trí nào, lập kế hoạch luôn là một yếu tố quan trọng để bạn hoàn thành bất cứ công việc gì & giữ cho cuộc sống của chính mình cân bằng. Vậy, làm thế nào để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch công việc quan trọng này? Hãy cùng G.A.P Institute tham khảo trong bài viết dưới đây nhé!
1. Kỹ năng lập kế hoạch là gì
Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng một người xây dựng mục tiêu mong muốn, từ đó lập ra chiến lược, phương pháp, quy trình và trực tiếp triển khai nhằm thực hiện hóa mục tiêu đó với một mốc thời gian nhất định. Trên thực tế, nhân viên sẽ ứng dụng khả năng lập kế hoạch để đảm bảo họ luôn hoàn thành công việc đúng hạn và đạt tiêu chuẩn cao. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc giúp vận hành doanh nghiệp trơn tru và khuyến khích cấp dưới làm việc năng suất hơn.
Nhìn chung, kỹ năng lập kế hoạch công việc sẽ được thể hiện qua các khả năng sau:
- Biết các xác định rõ mục tiêu và thời gian dự kiến hoàn thành
- Đề ra chiến lược để thực hiện hóa mục tiêu
- Sắp xếp và thực hiện các hành động theo thứ tự nhất định để đạt mục tiêu đúng thời hạn.
2. Lợi ích khi nâng cao kỹ năng lập kế hoạch công việc
Việc rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch đúng cách giúp bạn dễ dàng nâng cao năng suất tại nơi làm việc và cho phép bạn hỗ trợ đội nhóm hoàn thành deadline nhằm đạt được mục tiêu chung. Cụ thể, nó mang đến những lợi ích như:
- Giúp bạn xác định thứ tự ưu tiên các đầu công việc: Điều này giúp bạn phân định rõ nên làm những công việc nào trước dựa trên mức độ ưu tiên. Theo đó, bạn luôn đảm bảo hoàn thành mục tiêu lớn nhất mà vẫn không bỏ sót các công việc phát sinh hàng ngày.
- Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc: Các đầu công việc và mục tiêu quan trọng sẽ luôn được đặt trong bảng tiến độ chung, giúp bạn dễ dàng hình dung và theo dõi trong suốt quá trình làm việc.
- Chủ động phát triển bản thân: Trên thực tế, việc lập kế hoạch các đầu công việc cụ thể giúp bạn dễ dàng rà soát lại những ưu – nhược điểm của bản thân. Ngoài ra, bạn cũng có thể làm chủ bản thân và lên kế hoạch học tập nhờ việc biết được mình cần làm gì trong khoảng thời gian sắp tới.
- Có động lực thực hiện nhiều mục tiêu khác đã đề ra: Việc xây một mục tiêu cụ thể và từng bước thực hiện hóa nó sẽ khiến bạn hào hứng và nhiều năng lượng hơn. Bởi bạn chỉ cần hoàn thiện các đầu công việc nhỏ trong bản kế hoạch chính là đang tiến dần đến mục tiêu hơn từng ngày.
3. Cách lập kế hoạch công việc hiệu quả
- Bước 1: Xác định mục tiêu công việc
Để lập bảng kế hoạch công việc hiệu quả, bạn cần xác định mục tiêu chính mình muốn hướng đến. Việc này bao gồm quá trình dự đoán kết quả bạn muốn đạt được, thời gian hoàn thành và cả hậu quả nếu không đạt được mục tiêu. Theo đó, mục tiêu của kế hoạch cần được đáp ứng dụng mô hình SMART bao gồm:
- Specific: Cụ thể
- Measurable: Có thể đo lường được
- Actionable: Có tính khả thi
- Relevant: Tính liên quan, phù hợp với mục đích lâu dài và giải quyết được các vấn đề hiện có
- Time-bound: Thời hạn đạt được mục tiêu
- Bước 2: Lên kế hoạch theo ngày/ tuần/ tháng/ năm
Sau khi đã có mục tiêu, bạn nên lập bảng kế hoạch cho cả các mốc thời gian ngắn hạn và dài hạn.
Điều này giúp bạn cụ thể hóa các đầu việc chi tiết và phân bố thời gian hoàn thành theo các mốc nhỏ. Cùng với đó, bạn cũng dễ dàng nhìn thấy bản thân mình cần phải làm gì. Hãy liệt kê những đầu công việc bạn bắt buộc phải hoàn thành theo khung thời gian bắt đầu – kết thúc.
- Bước 3: Phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi đã có danh sách công việc cần làm và thời gian phải hoàn thành, bạn cần chia chúng vào 4 loại công việc trong bản kế hoạch, bao gồm:
- Công việc quan trọng và khẩn cấp
- Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp
Để phân bổ chúng một cách hợp lý, bạn cần hiểu rõ tính chất của mỗi đầu công việc và phân chia nguồn lực nhân sự hợp lý. Đặc biệt, nhà lãnh đạo không chỉ phải nắm bắt số lượng nhân sự mà cũng cần hiểu rõ đặc điểm của từng cá nhân, từng bộ phận. Như vậy, công việc sẽ được triển khai một cách hiệu quả, tiết kiệm, đúng người và đúng thời điểm.
- Bước 4: Tập trung triển khai kế hoạch
Bất kỳ công việc nào, dù ở nhóm “không quan trọng và không khẩn cấp” cũng cần bạn thực hiện một cách nghiêm túc , loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng và đáp ứng thời hạn đã đề ra. Tuy nhiên, việc linh hoạt trong quá trình thực hiện kế hoạch công việc cũng khá quan trọng. Bởi đối thủ và thị trường sẽ liên tục thay đổi và phát triển, bạn cần có những phương án dự trù và không học hỏi để ngày càng phát triển.
Cùng với đó, đừng quên theo dõi và hỗ trợ nhân viên mỗi ngày đễ nắm được tiến độ công việc.Họ có đang đi đúng theo kế hoạch và có những bất cập gì không? Hãy lắng nghe và dánh giá năng lực nhân sự để dễ điều chỉnh kế hoạch trong tương lai. Như thế, bạn có thể dễ dàng xử lý được những vấn đề phát sinh và hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Sự thành công ngày mai sẽ nằm trong sự chuẩn bị của ngay hôm nay. Với bài viết này, G.A.P Institute đã chia sẻ đến bạn các bước nâng cao kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Hy vọng bạn có thể tự thiết ké cho mình và tổ chức những kế hoạch ngắn hạn, dài hạn cho công việc!
Ngoài ra, G.A.P Institute luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng và triển khai những chiến lược đào tạo và phát triển hiệu quả giúp giữ chân nhân tài. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn thêm!
